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Les parents des élèves ont payé leurs décomptes-factures par virement bancaire sur votre compte. Vous avez vos extraits de banque et souhaitez les encoder dans ProEco₅. Vous avez effectivement besoin de le faire avant de procéder à une nouvelle facturation : les soldes des élèves, qui figurent sur les décomptes-factures, doivent être mis à jour en tenant compte des paiements effectués par les parents. Vous encodez les extraits de banque du plus ancien au plus récent via le module Extraits. Chaque extrait se compose de différentes opérations, qui correspondent le plus souvent à des paiements d’élèves. Une zone de recherche vous aide à retrouver les élèves auxquels appartiennent ces paiements : vous pouvez faire une recherche alphabétique (par le nom de l’élève, de son responsable et/ou de sa mère), numérique (par montant, solde ou communication structurée) ou encore alphanumérique (par numéro IBAN).    

Sommaire

1. Accéder au module Extraits

Pour accéder au module Extraits, vous entrez dans l’application Frais-Comptabilité. Vous cliquez sur l’onglet <Comptabilité> dans le menu principal. Puis, vous appuyez sur le bouton <Extraits> :

Dans la fenêtre centrale, vous voyez les extraits qui ont déjà été encodés dans l’année scolaire en cours. Ces extraits sont regroupés par période et triés par date.

Tous les extraits qui apparaissent à l’écran peuvent être ouverts et éventuellement modifiés.

2. Vérifier le journal de banque

Avant d’ajouter un nouvel extrait, vous veillez à vérifier le journal de banque qui est présélectionné dans le filtre du sélecteur :

Il s’agit du journal que vous avez paramétré via le module Paramètres frais-compta. Si l’extrait que vous êtes en passe d’encoder relève bien de ce journal, vous ne modifiez rien et vous fermez le filtre.

            En revanche, si vous souhaitez sélectionner un autre journal de banque, vous pouvez le faire à l’aide de la liste déroulante proposée dans le filtre. Vous sélectionnez un journal, vous appliquez et vous refermez le filtre. L’extrait que vous ajouterez sera rattaché au journal de banque sélectionné dans le filtre.  

3. Ajouter un extrait

Maintenant que vous vous êtes assuré·e de la bonne sélection du journal de banque dans le filtre, vous pouvez ajouter un extrait de banque dans ce journal. Pour ce faire, vous appuyez sur le bouton <Ajouter extrait> dans le menu d’actions.

Vous complétez l’extrait de ProEco₅ conformément à ce qui est indiqué sur votre extrait de banque.

3.1. Compléter le chapeau de l’extrait

Vous complétez les informations qui restent à compléter dans le chapeau de l’extrait :

• Réf. Document : La référence et son format sont libres. Le plus simple est d’indiquer la vraie référence de l’extrait de banque.
• Solde final : Le solde final est la somme du solde initial et du total des montants encodés dans l’extrait. ProEco₅ refuse de sauvegarder l’extrait si le solde final ne correspond pas à cette somme. En principe, vous trouvez le solde final sur votre extrait de banque.
• Date : Par défaut, ProEco₅ indique la date du jour. Vous pouvez la modifier si la date de l’extrait est différente.

Les autres informations sont déjà pré-encodées. Le code du journal est celui du journal de banque que vous avez paramétré/sélectionné. Le numéro d’opération est calculé par ProEco₅ : il suit le numéro de l’opération précédente. La période dépend de la date. Le solde initial correspond au solde final de l’extrait précédent. Le total des montants est calculé sur la base des montants des opérations encodées dans la partie inférieure de l’extrait.

3.2. Encoder des opérations

Dans la partie inférieure de l’extrait, vous encoder les différentes opérations de votre extrait. Il y a une ligne par opération :

Vous complétez les opérations dans l’ordre des lignes. D’abord, vous insérez le montant de la première opération dans la première colonne de la première ligne.

             Puis, vous utilisez la zone de recherche pour relier cette opération à un élève : vous pouvez faire une recherche alphabétique (par le nom de l’élève, de son responsable et/ou de sa mère), numérique (par montant, solde ou communication structurée) ou encore alphanumérique (par numéro IBAN). Lorsque vous avez retrouvé l’élève, vous le sélectionnez dans la liste déroulante et vous appuyez sur <Enter>. Les colonnes suivantes se complètent automatiquement.

           Vous pouvez passer à la deuxième opération en suivant la même procédure. Et ainsi de suite. Pour plus de détail sur l’encodage des opérations, vous pouvez vous référer aux pages sur les paiements des élèves inscrits, les paiements des élèves sortis et les opérations sur compte d’attente pour les paiements qui n’émanent pas d’élèves.   

3.3. Sauvegarder l’extrait

Lorsque vous avez terminé d’encoder les opérations de l’extrait et bien complété son chapeau, vous pouvez sauvegarder l’extrait en appuyant sur le bouton <Sauver> dans le menu d’actions.

           Si vous recevez un message d’erreur, c’est probablement lié au solde final, qui doit impérativement être égal à la somme du solde initial et du total des montants encodés. Si vous ne recevez pas de message d’erreur, cela signifie que votre extrait est bien sauvé.

Pour plus d'informations, vous pouvez regarder la capsule vidéo associée : L'encodage des extraits de compte