03 Encoder le paiement d'un élève sorti.pdf

Lorsque vous encodez un extrait de banque, vous reprenez dans ProEco₅ les différentes opérations qui figurent dessus. Bien que la plupart de ces opérations soient des paiements d’élèves inscrits dans l’école, certains peuvent émaner d’anciens élèves. Ces paiements s’encodent de la même manière que les paiements d’élèves inscrits. Les seules différences se situent au niveau de la recherche.

Sommaire

1. Ajouter un extrait

Pour pouvoir encoder des paiements d’élèves, il faut avant tout ajouter un nouvel extrait via le module Extraits. La procédure à suivre se trouve ici.

           Vous entrez dans le module Extraits, qui se trouve dans le domaine Comptabilité de l’application Frais-Comptabilité. Vous vérifiez le journal de banque sélectionné dans le filtre du sélecteur. Vous appuyez sur le bouton <Ajouter extrait> dans le menu d’actions. Un extrait vierge apparaît à l’écran :

Vous complétez le chapeau de l’extrait, puis vous encodez les opérations en-dessous.

2. Une ligne par opération

Les opérations de l’extrait s’encodent dans la partie inférieure de l’écran. Il y a toujours des ligne vide :

Chaque opération a sa propre ligne. Vous complétez les lignes dans l’ordre croissant, en commençant par la première ligne pour la première opération. Chaque ligne se complète de la manière suivante : vous insérez le montant, vous recherchez l’élève à l’aide de la zone de recherche, vous sélectionnez l’élève et vous appuyez sur <Enter> pour valider.

3. Encoder le montant de l’opération

Vous encodez le montant qui a été versé par les parents dans la première colonne :

Vous cliquez sur la case et vous insérez les chiffres du montant. Ensuite, vous passez à la zone de recherche.

4. Rechercher

La deuxième case de la ligne est une zone de recherche :

Cette zone de recherche vous aide à retrouver l’élève auquel vous devez assigner le paiement qui a été effectué sur votre compte. Il y a différentes manières de retrouver un élève sorti en fonction des informations dont vous disposez sur votre extrait de banque :

4.1. Recherche alphabétique

Si vous connaissez le nom de l’élève auquel appartient le paiement, vous pouvez effectuer une recherche alphabétique. La recherche diffère suivant que l’élève a un solde positif ou négatif.

• Élève ayant un solde positif

Vous insérez les lettres du nom dans la zone de recherche (trois lettres minimum) et le signe dollar « $ ». Cela donne par exemple « Dupont$ ». Le fait d’ajouter un signe dollar indique au logiciel qu’il doit rechercher l’élève dans les élèves sortis qui ont un solde supérieur à zéro. Si vous n’ajoutez pas de signe dollar, ProEco₅ limite sa recherche alphabétique aux élèves inscrits. 

• Élève ayant un solde négatif

Vous insérez les lettres du nom dans la zone de recherche (trois lettres minimum) et deux signes dollar « $$ ». Cela donne par exemple « Dupont$$ ». Le fait d’ajouter deux signes dollar indique au logiciel qu’il doit rechercher l’élève dans les élèves sortis qui ont un solde inférieur à zéro, c’est-à-dire en sa faveur.

4.2. Recherche numérique simple

Si vous ne connaissez pas le nom de l’élève auquel vous devez assigner le paiement, vous pouvez procéder à une recherche numérique simple, en ajoutant un ou deux signes « + ». Le fait d’ajouter un signe « + » permet d’étendre la recherche à une année entière à partir de la date du jour. L’ajout de deux signes « ++ » permet de remonter deux ans en arrière. ProEco₅ fait alors les recherches suivantes :

• Recherche par communication structurée
• Recherche par numéro de facture

 À titre d’exemple, cela peut donner ceci : « 120000010005++ ».

4.3. Recherche numérique avec signe décimal

Si vous souhaitez étendre la recherche numérique aux montants des factures et/ou aux soldes des élèves, il faut ajouter un signe décimal : des chiffres, une virgule et puis deux chiffres décimaux (deux fois zéro s’il n’y en a pas). Si vous encodez un chiffre équivalent à un montant de facture (ou à un solde d’élève), ProEco₅ effectue les recherches suivantes :

• Recherche par montant de facture
• Recherche par solde d’élève

Tout comme pour la recherche numérique simple, il faut toutefois ajouter un signe « + » : la recherche remonte un an en arrière. Si vous insérez deux signes « ++ », la recherche remonte deux ans en arrière. À titre d’exemple, cela peut donner ceci :  « 10,55++ ».

5. Sélectionner l’élève

Quelle que soit la recherche que vous avez appliquée, ProEco₅ vous propose une ou plusieurs possibilités conformes à votre encodage dans une liste déroulante. Dans cette liste, vous sélectionnez l’élément qui correspond à votre recherche en cliquant dessus. Si votre sélection est correcte, vous pouvez la valider.

            Si elle n’est pas correcte, vous l’effacez dans la zone de recherche et vous faites une nouvelle recherche.  

6. Valider l’opération

Pour valider l’encodage d’une opération, vous appuyez sur la touche <Enter> après avoir sélectionné l’élément pertinent dans la liste déroulante de la zone de recherche.

            Lorsque vous appuyez sur <Enter>, le nom de l’élève et son solde s’encodent automatiquement dans les deux colonnes suivantes. Le solde est le solde avant paiement ; il s’actualise et tient alors compte du nouveau paiement après la sauvegarde de l’extrait.

7. Encoder les opérations suivantes

La ligne de la première opération est complétée. Vous pouvez passer à la deuxième en suivant la même procédure : vous encodez le montant, vous faites une recherche, vous sélectionnez l’élève et vous validez.

            Vous passez à l’opération suivante. Et ainsi de suite jusqu’à ce que vous ayez encodé toutes les opérations de votre extrait.

8. Sauvegarder l’extrait

Lorsque vous avez terminé d’encoder toutes les opérations de votre extrait, vous pouvez sauvegarder l’extrait. Pour ce faire, vous appuyez sur le bouton <Sauver> dans le menu d’actions.

Les soldes des élèves sont alors recalculés en tenant compte des paiements que vous avez encodés. Pour revenir à l’affichage-liste de base du module Extraits, vous cliquez sur le tronc de l’arbre.

Pour plus d'informations, vous pouvez regarder la capsule vidéo associée : L'encodage des extraits de compte