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Un trop-perçu est un article qui a été facturé en trop par rapport à la consommation réelle de l’élève ou du moins payé en sus de ce que les parents devaient payer initialement. Lorsque cette situation se présente, vous pouvez encoder un trop-perçu dans ProEco₅ et dès lors le déduire sur le décompte-facture de l’élève. L’encodage des trop-perçus s’effectue via le module Encodage consommations. Ce module reprend tous les articles susceptibles d’être consommés par les élèves et donc facturés, mais aussi restitués en cas de non-consommation et dès lors déduits. En effet, tous les articles qui y sont repris sur la base des catalogues par année d’étude peuvent être encodés en quantité positive ou en quantité négative. L’encodage d’une quantité négative signale qu’il s’agit d’un trop-perçu et que vous souhaitez le déduire du décompte-facture de l’élève.

Sommaire

1. Accéder au module Encodage des consommations

La première chose à faire lorsque vous souhaitez encoder des trop-perçus est d’accéder au module Encodage des consommations. Il se trouve dans le domaine éponyme de l’application Frais-Comptabilité :

Vous entrez dans l’application Frais-Comptabilité. Dans l’application, vous cliquez sur l’onglet <Encodage des consommations> pour ouvrir le domaine. Là, vous appuyez sur le bouton <Encodage consommations> dans le menu principal.

2. Sélectionner les trop-perçus à encoder

Lorsque vous êtes dans le module Encodage des consommations, votre première tâche est de sélectionner les articles qui ont été perçus en sus de ce qui était dû. Tout comme pour l’encodage classique des consommations, cette étape de sélection est absolument cruciale et doit être exécutée avec le plus grand soin, en privilégiant un type d’article à la fois.  

2.1. Adapter le regroupement et/ou le tri

Par défaut, les articles listés dans Encodage des consommations correspondent aux articles que vous avez mis dans vos catalogues par année d’étude et se présentent dans l’ordre de la codification Infodidac.

       Vous pouvez modifier cet affichage en optant pour un autre tri ou regroupement, par exemple "classe et élève" ou "classe et article".

Il est important de le faire en fonction de ce que vous souhaitez sélectionner et donc encoder.    

2.2. Sélectionner dans l’arbre

La sélection des trop-perçus à encoder s’effectue via l’arbre du sélecteur. Vous cliquez sur la branche ou la feuille correspondant aux éléments que vous voulez encoder en négatif.

            Imaginons que vous avez encodé un potage en trop à tous les élèves de la classe de P1 A. Vous optez pour un regroupement par "classe et article". Vous déployez la branche de P1 A et vous appuyez sur la sous-branche du Potage :

             Quelle qu’elle soit, la sélection dans l’arbre est impérative, autrement tous vos articles choisis seront reportés dans le tableau d’encodage et vous aurez du mal à gérer un encodage aussi volumineux. 

3. Ouvrir le tableau d’encodage

Lorsque vous avez fait votre sélection d’article perçus en trop, vous pouvez passer à leur encodage. Cet encodage s’effectue via un tableau. Pour l’ouvrir, vous appuyez sur le bouton <Encoder consommations> dans le menu d’actions en haut de l’affichage-liste.

Vous êtes immédiatement redirigé·e vers le tableau d’encodage :

Les articles repris dans ce tableau correspondent aux articles que vous avez sélectionnés juste avant. Vous veillez à vérifier qu’il s’agit bien des articles que vous souhaitez encoder avant de les encoder à proprement parler.

3. Mettre les quantités en négatif

Pour transformer les articles sélectionnés en trop-perçus, il faut simplement mettre leur quantité en négatif. Vous pouvez appliquer une quantité négative à l’ensemble des consommations sélectionnées : vous le faites via le chapeau. Vous pouvez tout aussi bien ne mettre que certaines consommations en négatif dans la grille.

3.1. Dans le chapeau

Si vous souhaitez transformer l’ensemble des consommations sélectionnées dans le tableau d’encodage en trop-perçus, vous mettez leur quantité en négatif dans le chapeau : -1 ou -2, -3, -4, etc., selon la quantité à décompter.

Au passage, vous pouvez ajuster le prix à appliqué si le montant ne correspond pas à celui que vous comptez déduire. Le champ <Explication> peut également être complété ou modifié.

           Lorsque vous avez terminé vos modifications dans le chapeau, vus appuyer sur le bouton <Appliquer aux consos> et la quantité négative est appliquée aux consommations dans la grille :

Du fait qu’elles ont une quantité négative, les consommations du tableau sont désormais des trop-perçus. Si vous n’appliquez pas, les changements introduits dans le chapeau ne seront pas reportés dans la grille et les consommations ne se transformeront pas en trop-perçus.

3.2. Dans la grille

La quantité encodée à partir du chapeau est générale et collective. Après avoir procédé à un encodage collectif via le chapeau, vous pouvez affinez les encodages individuels de trop-perçus dans la grille. La case éditable de la quantité dans la grille vous permet de spécifier les quantités individuelles de trop-perçus. Tout comme dans le chapeau, il suffit d’indiquer une quantité négative dans la grille :

Lorsque vous modifiez une quantité (positive ou négative) dans la grille, il faut ensuite cliquer sur une autre case de la grille (n’importe laquelle) pour que la quantité s’applique réellement et que l’article devienne dès lors un trop-perçu.

4. Sauver les trop-perçus encodés

Lorsque vous avez terminé d’encoder les trop-perçus via le chapeau et/ou directement dans la grille, vous veillez à bien vérifier l’ensemble des trop-perçus et consommations du tableau. Si vous êtes satisfait·e, vous pouvez les sauvegarder en appuyant sur le bouton <Sauver> dans le menu d’actions. Un message apparaît à l’écran :

Une fenêtre modale vous demande de confirmer la sauvegarde des trop-perçus et/ou consommations encodés. Le nombre qui y figure correspond bien au nombre de trop-perçus et/ou consommations que vous avez encodés ? Le montant est en négatif s’il n’y a que des trop-perçus (sans consommations positives). Si tout est bon, vous confirmez. Vous recevez un message de confirmation ; vous appuyez sur <Ok>. Vos trop-perçus sont bien encodés, vous pouvez quitter le tableau en appuyant sur le bouton <Quitter>.  

5. Vérifier les trop-perçus encodés

Lorsque vous avez terminé d’encoder vos trop-perçus via le module Encodage consommations, vous pouvez vérifier si vos encodages ont été faits correctement dans le module Consommations. Dans le module Consommations, vous trouvez par défaut les consommations et trop-perçus encodés dans le mois en cours ; dans le filtre, vous voyez qu’elles ont un statut « à facturer » car elles n’ont pas encore été facturées (sous-entendu « remboursées » pour ce qui concerne les trop-perçus)

5.1. Ajuster le filtre

Si vous recherchez un trop-perçu qui a été encodé avant le mois en cours, vous devez ajuster les dates du filtre pour pouvoir la retrouver. C’est souvent nécessaire lorsque vous travaillez au début du mois et que vous avez encodé une partie de vos trop-perçus quelques jours plus tôt, néanmoins encore dans le mois précédent.

            Pour faire ces ajustements, vous appuyez sur le bouton <Filtre> dans le sélecteur et vous ouvrez ainsi le panneau de filtre :

Vous modifiez les dates de l’intervalle en fonction de la date d’encodage de vos trop-perçus. Puis, vous appliquez pour que la modification soit effective.

5.2. Ajuster le regroupement et/ou le tri

Si le regroupement et le tri par article vous convient, vous les laissez tels quels. Il est peut-être plus aisé de retrouver vos trop-perçus via les élèves (plutôt que via les articles) ; dans ce cas, vous optez pour un regroupement "élève par classe", et un tri par "élève" :

5.3. Sélectionner

Dans l’arbre, vous cliquez sur la branche correspondant au groupe dans lequel se trouvent les trop-perçus que vous souhaitez consulter. Les trop-perçus appartenant à ce groupe s’affichent dans la fenêtre centrale.

Si nécessaire, vous pouvez corriger ou supprimer un trop-perçu. La procédure est la même que pour la correction ou la suppression des consommations normales.

Si vos trop-perçus ont été bien encodés, vous pouvez désormais les "facturer" afin de les rembourser aux parents des élèves. Une page du mode d'emploi est consacrée au remboursement des trop-perçus. 

Pour plus d'informations, vous pouvez regarder la capsule vidéo associée : L'encodage des trop-perçus et leur remboursement