La fiche signalétique est la fiche qui ouvre le dossier l’élève. Elle contient les données identificatoires de base ainsi que la photo de l’élève. Il suffit de jeter un coup d’œil à la fiche signalétique d’un élève pour savoir qui il est. Accessible via le module Élèves, la fiche signalétique chapeaute trois autres fiches contenant des données personnelles : Adresse élève, Famille et Informations étranger. Elle est donc aussi l’intitulé du premier bloc de fiches dans le dossier de l’élève. Contenant des données pouvant être reprises dans des documents officiels, elle est également la fiche qui donne accès aux documents individuels de l’élève.
Sommaire
1. Accéder à la fiche signalétique
L’accès à la fiche signalétique d’un élève se fait idéalement via le module Élèves, mais il est possible de l’ouvrir par d’autres biais du moment que vous êtes dans le dossier de l’élève. Étant donné que la fiche signalétique est individuelle, vous recherchez d’abord l’élève dont vous souhaitez ouvrir la fiche avant d’accéder à sa fiche signalétique à proprement parler :
1. Vous allez dans le module Élèves.
2. Vous appuyez sur le bouton <Filtre> du sélecteur de manière à ouvrir le panneau de filtre :
- Vous vérifiez si l’année scolaire est correcte. Sinon, vous la modifiez.
- Vous cochez la case correspondant au statut de l’élève que vous recherchez. Vous décochez les autres.
- Vous appuyez sur <Appliquer>.
3. Dans la liste, vous recherchez l’élève dont vous souhaitez ouvrir la fiche. Vous pouvez éventuellement vous aider du sélecteur, par exemple en introduisant les premières lettres de son nom dans la zone de recherche du panneau de sélection.
4. Vous ouvrez le dossier de l’élève en double-cliquant sur sa ligne active ou en appuyant sur le bouton <Éditer> dans le menu d’actions.
5. Dans le dossier de l’élève, vous cliquez sur l’onglet <Signalétique> si la fiche ne s’est pas ouverte automatiquement. La fiche signalétique s’affiche dans la fenêtre de fiche.
2. La fiche signalétique
La fiche signalétique est une fiche simple équipée d’un menu d’actions :
2.1. La fiche
La fiche signalétique contient les données identificatoires de base de l’élève.
Celles-ci se répartissent dans différents champs :
- Nom : Le nom de l’élève doit être transcrit identiquement à la carte d’identité. Il doit être correctement orthographié, sans oublier la majuscule s’il y a lieu d’en mettre une. En principe, le nom a été encodé lors de la préinscription de l’élève.
- Prénom : Le prénom de l’élève doit être transcrit identiquement à la carte d’identité. Il doit être correctement orthographié, sans oublier la majuscule. En principe, le prénom a été encodé lors de la préinscription de l’élève.
- 2e Prénom : Si l’enfant a un deuxième prénom, vous pouvez l’introduire dans ce champ. Vous veillez à ce que son orthographe corresponde bien à celle de la carte d’identité.
- 3e Prénom : Le champ "3e Prénom" s’affiche après que vous avez encodé le deuxième prénom. Vous le complétez si l’élève a un troisième prénom.
- 4e Prénom : Le champ "4e Prénom" s’affiche après que vous avez encodé le troisième prénom. Vous le complétez si l’élève a un quatrième prénom.
- 5e Prénom : Le champ "5e Prénom" s’affiche après que vous avez encodé le quatrième prénom. Vous le complétez si l’élève a un cinquième prénom.
- Prénom usuel : Prénom couramment utiliser pour désigner l'élève. Vous les encodez manuellement.
- Sexe : "F (Féminin)" ou "M (Masculin)". À choisir dans la liste déroulante. Cette donnée doit avoir été encodée lors de la préinscription.
- Date de naissance : En principe, la date de naissance a été encodée lors de la préinscription, mais vous pouvez la complétez ici si ce n’est pas le cas. Soit vous encodez la date de naissance de l’élève au format jj/mm/aa ou jj-mm-aa, soit vous utilisez le calendrier en cliquant sur le bouton fléché à droite de la case. Lorsque la date de naissance est encodée, ProEco5 procède au calcul de l’âge de l’élève.
- Pays de naissance : En principe, le pays a été encodé lors de la préinscription, mais vous pouvez le complétez ici si ce n’est pas le cas. Soit vous sélectionnez le pays directement dans la liste déroulante, soit vous insérez les premières lettres du pays pour accélérer la recherche. La Belgique est le premier pays de la liste.
- Lieu de naissance : En principe, le lieu de naissance a été encodé lors de la préinscription, mais vous pouvez le complétez ici si ce n’est pas le cas. Le lieu de naissance doit être impérativement complété après le pays de naissance. Dans le cas où l’élève est né en Belgique, ce champ vous propose une liste déroulante de localités belges ; vous devez obligatoirement sélectionner le lieu directement dans la liste, en insérant éventuellement les premières lettres pour accélérer la recherche. Si l’élève n’est pas né en Belgique, vous écrivez manuellement le lieu de naissance dans la case blanche.
- Nationalité : Ce champ est automatiquement complété par ProEco5, qui déduit la nationalité de l’élève de son pays de naissance. S’il ne l’a pas fait ou si la nationalité est incorrecte, vous sélectionnez un pays dans la liste déroulante, en insérant éventuellement ses premières lettres pour accélérer la recherche.
- Langue maternelle : Vous sélectionnez une langue dans la liste déroulante, en insérant éventuellement les premières lettres pour accélérer la recherche. Le français est la première langue de la liste.
- Numéro national : Les six premiers chiffres du numéro national sont pré-encodés par ProEco5. Il ne vous reste plus qu’à introduire les cinq derniers chiffres conformément à la carte d’identité.
- Identifiant CF : La Communauté française attribue un numéro à l’élève lorsque sa fiche a été envoyée dans SIEL. Lorsqu’elle est disponible, cette donnée est automatiquement complétée par ProEco5.
- Remarque : Champ libre.
2.2. Le menu d’actions
Le menu d’actions de la fiche signalétique de l’élève se compose de trois boutons : <Sauver>, <Annuler> et <Documents>.
Pour plus de détails sur ces boutons:
- Sauver: Le bouton <Sauver> permet de sauver les données encodées dans la fiche signalétiques de l’élève. Ce bouton est actif dès que vous insérez un caractère dans un des champs de la fiche. Vous devez cliquer dessus (ou sur <Annuler>) si vous voulez sortir de la fiche signalétique de l’élève.
- Annuler: Le bouton <Annuler> n’est actif que lorsque vous avez inséré des données dans la fiche signalétique. Il sert à annuler l’ensemble des données que vous y avez introduites, par exemple si vous avez fait des erreurs. Avant d’annuler les changements, une fenêtre modale apparaît à l’écran et demande de confirmer ou infirmer l’annulation. Ce n’est qu’après cette confirmation que l’annulation est effective.
- Documents: Le bouton <Documents> ouvre une nouvelle fenêtre avec une liste déroulante qui propose les différents documents individuels de l’élève dont vous avez ouvert la fiche signalétique. Pour plus de détails, voir point 5 ci-dessous.
3. Compléter la fiche signalétique
Lorsque vous ouvrez la fiche signalétique d’un élève, vous remarquez que plusieurs champs sont déjà complétés. En fait, ils sont tout simplement repris par ProEco5 de la fiche de préinscription de l’élève. Il convient de remplir les autres champs lors de l’entrée dans l’école.
1. Vous allez dans le module Élèves.
2. Vous appuyez sur le bouton <Filtre> du sélecteur de manière à ouvrir le panneau de filtre :
- Vous vérifiez si l’année scolaire est correcte. Sinon, vous la modifiez.
- Vous cochez la case correspondant au statut de l’élève que vous recherchez. Vous décochez les autres.
- Vous appuyez sur <Appliquer>.
3. Dans la liste, vous recherchez l’élève dont vous souhaitez compléter la fiche. Vous pouvez éventuellement vous aider du sélecteur, par exemple en introduisant les premières lettres de son nom dans la zone de recherche du panneau de sélection.
4. Vous ouvrez la fiche de l’élève en double-cliquant sur sa ligne active ou en appuyant sur le bouton <Éditer> dans le menu d’actions.
5. Dans le dossier de l’élève, vous cliquez sur l’onglet <Signalétique>. La fiche signalétique s’ouvre dans la fenêtre de fiche.
6. Vous complétez les différents champs de la fiche.
7. Vous appuyez sur le bouton <Sauver> dans le menu d’actions.
Attention ! Il est très important de s’assurer de l’exactitude des données que vous encodez dans la fiche signalétique de l’élève. Les données qui sont concernées doivent être parfaitement conformes à la carte d’identité. En effet, plusieurs d’entre elles (nom, prénom, date de naissance, etc.) sont exportées directement de la fiche signalétique et reprises par ProEco5 dans des documents officiels.
4. La photo de l’élève
En plus des données identificatoires, la fiche signalétique comprend la photo de l’élève. Pour pouvoir l’afficher, vous chargez son fichier JPEG dans ProEco5.
4.1. Ajouter une photo
À droite de la fiche signalétique, un espace est réservé à la photo de l’élève. Il reste gris tant qu’il ne contient pas de photo.
Pour ajouter une photo :
1. Vous cliquez sur le bouton <Ajouter>. Une fenêtre modale apparaît à l’écran.
2. Dans la fenêtre modale, vous appuyez sur <Parcourir>.
3. Dans vos fichiers, vous recherchez le fichier JPEG de la photo et vous le sélectionnez.
4. Vous cliquez sur <Télécharger> dans la fenêtre modale. Vous avez un bouton <Annuler> en cas d’erreur.
5. Lorsque le téléchargement du fichier est terminé, la photo s’affiche dans la case qui lui est dédiée.
4.2. Changer une photo
Vous pouvez remplacer la photo de la fiche signalétique à tout moment. Pour ce faire :
1. Vous cliquez sur le bouton <Modifier la photo> en-dessous de la photo.
2. Dans la fenêtre modale, vous appuyez sur <Parcourir>.
3. Dans vos fichiers, vous recherchez le fichier JPEG de la nouvelle photo et vous le sélectionnez.
4. Vous cliquez sur <Télécharger> dans la fenêtre modale. Vous avez un bouton <Annuler> en cas d’erreur.
5. Lorsque le téléchargement du fichier est terminé, la nouvelle photo s’affiche à la place de l’ancienne.
4.3. Supprimer une photo
La suppression d’une photo s’effectue simplement en cliquant sur le bouton à l’icône en forme de poubelle qui se trouve en bas à droite de la photo.
5. Les documents de l’élève
La fiche signalétique donne accès aux documents individuels de l’élève. Vous cliquez sur le bouton <Documents> pour ouvrir une nouvelle page réservée aux documents de l’élève :
Dans la fiche, le champ <Document> vous propose une liste déroulante avec différents documents de l’élève : l’attestation de fréquentation, l’attestation de suivi de langue moderne, la dérogation d’âge, la fiche signalétique, etc.
Vous choisissez le document qui vous intéresse dans la liste, vous complétez éventuellement d’autres champs en fonction de vos besoins et vous appuyez sur <Imprimer> dans le menu d’actions. Le document s’ouvre au format PDF dans une nouvelle fenêtre. Vous pouvez l’enregistrer ou l’imprimer.
Pour plus de détails sur le sujet, voir Les documents des élèves.
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