Le mode d’encodage des données familiales dépend du type de données impliquées. L’encodage est automatisé pour tout ce qui touche les données quantitatives : ces informations chiffrées liées aux frère‧s et/ou sœur‧s de l’élève sont générées par ProEco₅ lors du calcul des familles. Lorsqu’il s’agit de données qualitatives sur les membres de la famille de l’élève, l’encodage est avant tout manuel. La première phase de cet encodage a lieu lors de la préinscription puisque l’utilisateur est invité à fournir des informations sur les parents de l’élève. Il est possible d’automatiser une partie de cet encodage à la préinscription si l’élève a déjà un frère et/ou une sœur dans l’établissement. La suite de l’encodage se poursuit dans la fiche de famille de l’élève : elle donne accès aux fiches de liens de parenté dans lesquelles vous complétez tous les détails sur les personnes apparentées à l’élève (père, mère ou autre).

1. L’encodage des données qualitatives

Lorsque vous souhaitez encoder des données qualitatives sur un membre de la famille de l'élève, vous procédez principalement de façon manuelle. S’il s’agit d’un parent ou d’une personne exerçant l’autorité parentale, vous pouvez entamer son encodage dans la fiche de préinscription. Cet encodage peut être partiellement automatisé si l'élève a un frère ou une sœur dans l'établissement. Pour le reste (données complémentaires ou autre membre de la famille), il faut passer par la fiche de famille de l’élève.   

1.1. L'encodage manuel à la préinscription

Lorsque vous procédez à la préinscription d’un élève, vous avez la possibilité d’encoder des informations sur les parents ou personnes exerçant l’autorité parentale. Pour ce faire, vous complétez les champs de la rubrique Parents :

Après la sauvegarde de la fiche de préinscription, les données parentales sont transférées dans des fiches de liens de parenté, qui sont accessibles via la fiche de famille de l’élève.

1.2 L’encodage semi-automatique à la préinscription

L’encodage semi-automatique des parents ou personnes exerçant l’autorité parentale n’est possible que pour les élèves qui ont déjà un frère ou une sœur dans l’école. Il s’effectue lors de la préinscription via le champ <Frères et sœurs> :

La sélection manuelle d’un frère ou d’une sœur dans la liste déroulante du champ <Frères et sœurs> permet de compléter automatiquement les panels Parents 1 et 2. Les liens entre l’élève et ses parents sont enregistrés après la sauvegarde de la préinscription : leurs données sont transférées dans la fiche de famille de l’élève.   

1.3. L'encodage manuel dans la fiche de famille

La fiche de famille reprend les données parentales encodées lors de la préinscription ; elles figurent dans son tableau des liens de parentés.

À partir de là, vous avez la possibilité d’éditer les fiches des liens de parenté qui ont déjà été créées, mais vous pouvez également en créer de nouvelles :

Cela vous permet notamment d’ajouter d’autres membres de la famille susceptibles de jouer un rôle de relais entre la famille et l’école.

2. L’encodage des données quantitatives

Les données quantitatives concernent les frères et/ou sœurs inscrits dans l’école. Ces ensembles de frères et sœurs qui sont appelés « familles » sont calculés par ProEco₅ lorsque vous activez le calcul des familles. Ce calcul se lance lorsque vous appuyez sur le bouton <Calcul des familles> dans le menu d’actions du module Élève :

Les données calculées sont : les numéros de famille, les nombres d’enfants dans chaque famille, les positions des enfants dans l’école et dans l’implantation. Elles sont automatiquement transférées dans la fiche de famille :

Pour plus de détails sur le calcul des famille, vous cliquez ici.