ProEco5 vous permet d’encoder le retour d’un élève dans l’école. Il arrive effectivement qu’un élève qui a quitté votre établissement après y avoir fait une partie de sa scolarité revienne et souhaite à nouveau s’y inscrire. Étant donné qu’il a déjà été scolarisé dans votre école, l’élève a déjà un dossier dans votre ProEco5 ; ce dossier a été archivée après sa sortie de l’école (en cours ou en fin d’année). Lorsque l’élève demande de réintégrer votre école, vous recherchez son dossier dans le logiciel et vous la réactivez en encodant son retour dans l’école. Après que le retour a été encodé, le statut de l’élève dans l’école est modifié : il passe de « N (Sorti) » à « P (Prochain) ». Le retour dans l’école équivaut dès lors à une nouvelle préinscription. Comme tous les élèves préinscrits, un élève qui revient dans l’école devra acquérir le statut « O (Inscrit) » lors de son entrée dans l’école.
Sommaire
1. Qu’est-ce que le retour dans l’école ?
Le retour dans l’école est la réinscription d’un ancien élève.
Cette fonctionnalité n’est utilisée que lorsqu’un élève souhaite revenir dans l’établissement après l’avoir quitté. Cela ne concerne dès lors que les élèves qui ont été scolarisés dans l’école : ils y ont été inscrits, ont eu un statut « O (Inscrit) », et puis en sont sortis (en cours ou en fin d’année) et ont acquis le statut « N (Sorti) ». Seul un élève ayant un statut « N (Sorti) » peut demander son retour dans l’école.
Le retour dans l’école permet de réactiver sa fiche, tout en créant un nouveau dossier d’inscription dans l’école. Ce nouveau dossier suit la même procédure d’inscription que les autres élèves. C’est pourquoi un élève qui revient dans l’école reçoit d’abord le statut « P (Prochain) » et ne redevient « O (Inscrit) » qu’après son entrée dans l’école.
2. Les conditions de retour dans l’école
Il y a trois conditions à remplir pour pouvoir procéder au retour d’un élève dans l’école :
- Une inscription précédente : L’élève a précédemment été inscrit dans l’établissement et y a suivi une partie de sa scolarité. Attention ! Une ancienne préinscription ne suffit pas. L’élève est entré∙e dans l’école et a eu le statut « O (Inscrit) » pendant une période donnée.
- Une sortie de l’école : L’élève a quitté l’école et a mis fin à son inscription dans l’école. Lors de sa sortie de l’école (en cours ou en fin d’année), son dossier d’inscription dans l’école a été clôturé. Il a perdu son statut « O (Inscrit) » et a acquis un statut « N (Sorti) ». Dans ProEco5, vous le retrouvez sous le statut « N (Sorti) ».
- Une nouvelle inscription : L’élève souhaite réintégrer l’établissement et vient s’y inscrire une nouvelle fois. Bien qu’il ait fait partie de la population scolaire dans le passé, il doit suivre la même procédure d’inscription dans l’école que les autres élèves. Cela signifie qu’il passe d’abord par une préinscription (statut « P (Prochain) ») avant d’entrer à nouveau dans l’école (statut « O (Inscrit) »).
3. Encoder le retour d’un élève dans l’école
Si toutes les conditions sont réunies, vous pouvez procéder au retour d’un élève dans l’école. Voici les modalités à suivre pour effectuer cet encodage :
3.1. Rechercher l’élève qui revient
Il faut rechercher l’élève à faire revenir parmi les élèves sortis. Pour ce faire, vous filtrez la liste des élèves de manière à n’afficher que ceux qui ont un statut « N (Sorti) » dans l'année scolaire de sortie :
- Vous allez dans le module Élèves.
- Vous appuyez sur le bouton <Filtre> du sélecteur de manière à ouvrir le panneau de filtre.
- Vous vérifiez si l’année scolaire est correcte. Sinon, vous la modifiez.
- Vous cochez la case <N (Sorti)>. Si elle la case <O (Inscrit)> est cochée, vous la décochez.
- Vous sélectionnez l'année scolaire dans laquelle l'élève est sorti.
- Vous appuyez sur <Appliquer>.
- La liste des élèves se réduit aux élèves « N (Sorti) ».
Dans la liste, vous recherchez l’élève que vous souhaitez faire entrer dans l’école à l’aide du sélecteur. Par exemple, vous introduisez les premières lettres de son nom dans la zone de recherche du panneau de sélection. Vous ouvrez son dossier.
Bon à savoir : Si l'élève que vous recherchez ne figure pas parmi les élèves sortis, il est possible qu'il figure parmi les anciens élèves. Il faut suivre une autre procédure pour les retrouver :
3.2. Encoder le retour de l’élève
Dans le dossier de l’élève, vous allez dans le dossier d’inscription dans l’école en cliquant sur l’onglet <Dossier école>. Vous voyez s’afficher la ou les lignes des dossiers d’inscription précédents de l’élève.
- Dans le menu d’actions du Dossier école, vous cliquez sur le bouton <Retour École>.
- Une fenêtre modale vous demande de confirmer le retour dans l’école et signale que l’encodage du retour dans l’école ne sera effectif qu’après la sauvegarde. Vous cliquez sur <Ok>.
- ProEco5 crée un nouveau dossier d’inscription dans l’école. Il s’affiche à l’écran avec des données pré-remplies dans la rubrique Préinscription. La date et l’heure de préinscription sont effectivement pré-encodées : elles correspondent à la date et à l’heure de l’encodage du retour dans l’école.
- Dans la rubrique Préinscription, vous indiquez la date d’entrée prévue en vous servant du calendrier. Ensuite, vous cliquez sur <Sauver> dans le menu d’actions.
- Le retour de l’élève dans l’école est encodé. Dans le chapeau de la fiche, plusieurs éléments le confirment : le statut de l’élève est maintenant « P (Prochain) » et il retrouvé son matricule de registre. Par ailleurs, le bouton <Entrée École> est devenu actif.
4. Retour dans l’école = nouvelle préinscription
Il est important de garder à l’esprit que le retour de l’élève dans l’école équivaut à une nouvelle préinscription. Une élève qui revient dans l’école suit la même procédure d’inscription que tout autre nouvel élève désireux d’intégrer l’établissement. Il est dès lors obligé de repasser par la préinscription et d’acquérir un statut « P (Prochain) » avant d’être pleinement inscrit dans l’école.
4.1. Le statut « P (Prochain) » dans la liste des élèves
Un élève dont vous avez encodé le retour dans l’école se voit attribuer un statut « P (Prochain) » dans l'année scolaire indiquée dans la date d'entrée prévue. Pour plus d’informations sur le statut de l’élève dans l’école, vous pouvez consulter la page de mode d’emploi sur ce sujet.
Cela veut dire qu’un élève qui est de retour dans l’école figure dans la liste des élèves prochains. Pour le retrouver, vous limitez la liste des élèves à ceux qui ont le statut « P (Prochain) » dans l'année scolaire de préinscription en vous servant du filtre du sélecteur. L’élève dont vous avez encodé le retour se retrouve parmi les élèves « P (Prochain) » :
4.2. Le statut « P » dans la liste des dossiers école
Un élève qui est de retour dans l’école possède au minimum deux dossiers d’inscription dans l’école. Lorsque vous cliquez sur l’onglet <Dossier école> dans la fiche de l’élève, vous voyez s’afficher une liste de dossiers école :
Le dossier école que vous avez créé en encodant le retour de l’élève dans l’école est celui qui a un « P » dans la colonne Statut.
4.3. Le statut « P » dans le dossier école
Lorsque vous ouvrez la fiche du nouveau dossier école de l’élève qui est de retour (en double-cliquant sur la ligne active de la liste de dossiers école ou en appuyant sur <Éditer>, vous voyez que son statut est clairement indiqué dans le chapeau, c’est-à-dire dans la partie supérieure de la fiche :
C’est le contenu de ce champ qui est repris dans la colonne Statut de la liste de dossiers école.
5. Le même dossier, un nouveau dossier d'inscription
Lorsque vous procédez au retour d’un élève dans l’école, vous réactivez le dossier existant de l'élève, mais vous lui créez un nouveau dossier d’inscription dans l’école. Toutes les données encodées dans le dossier de l’élève lors de sa première inscription ont été conservées, y compris son numéro de matricule : vous ne devez donc pas tout ré-encoder, juste actualiser certaines données. En revanche, le dossier école doit être entièrement complété puisqu’il s’agit d’un nouveau.
5.1. Un nouveau dossier école
Dès que vous avez encodé le retour d’un élève dans l’école, un nouveau dossier d’inscription dans l’école est créé dans ProEco5. Ce nouveau dossier s’ajoute à l’ancien dossier école qui a été clôturé lors de la sortie de l’élève (en cours ou à la fin de l’année). Le dossier le plus récent est en tête de liste :
Les données qui figurent dans les colonnes confirment qu’il s’agit du nouveau dossier école, en particulier le statut et la date d’entrée.
5.2. Compléter le dossier école
Lorsque vous encodez le retour d’un élève dans l’école, seuls les champs de la rubrique Préinscription sont complétés dans la fiche du dossier école. Il faut dès lors remplir les autres champs vides du dossier école, en particulier dans la rubrique Établissement précédent :
Vous appuyez sur le bouton <Sauver> lorsque vous avez terminé.
6. Compléter la situation actuelle
Le retour d’un élève dans l’école entraîne la création d’un nouveau dossier d’inscription dans l’école, mais il génère également une nouvelle situation dans son parcours scolaire. Il est important de compléter cette nouvelle fiche qui contient notamment les informations sur sa classe et son année d’étude.
6.1. Une nouvelle situation
Après avoir encodé le retour dans l’élève dans l’école, vous voyez apparaître une nouvelle ligne dans la fiche du parcours scolaire de l’élève :
La ligne indique notamment l’année scolaire et le statut de l’élève. Plusieurs colonnes sont vides car la fiche lui correspondant, c'est-à-dire la fiche de la situation actuelle, n’a pas encore été remplie.
6.2. Compléter la nouvelle situation
Si vous êtes dans l’affichage-liste du parcours scolaire, vous accédez à la fiche de la situation actuelle en double-cliquant sur sa ligne ou en appuyant sur le bouton <Éditer>. Vous pouvez aussi accédez via l’onglet <Situation actuelle>.
La fiche est entièrement vide. Il ne vous reste plus qu’à la compléter, sans oublier de sauver les données encodées.
7. Faire entrer l’élève dans l’école
Étant donné que le retour dans l’école équivaut à une préinscription, il ne faut pas oublier de faire entrer l’élève dans l’école pour parachever la procédure d’inscription de l’élève dans l’école. Pour ce faire, vous suivez les modalités décrites sur la page du mode d’emploi consacrée à l’entrée dans l’école.
Cette validation de la présence de l’élève dans l’école fait passer l’élève du statut « P (Prochain) » au statut « O (Inscrit) ».
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