Exportation vers Bob (opérations dans ProEco)

Principes

Le transfert des données vers le logiciel de comptabilité peut avoir deux buts différents :

• soit transférer uniquement les élève, pour faire la facturation dans le logiciel comptable (Bob), les frais ne sont alors PAS gérés dans ProEco
• soit transférer les élèves ET les factures, ProEco ayant servi de "module de facturation" au logiciel de comptabilité (Bob)

Ce dernier doit alors gérer la suite du processus : on y retrouvera les factures générées par ProEco dans le journal de vente, et dans la fiche du client (élève). Les paiements seront encodés (ou récupérés via fichier VCS/CODA) dans le logiciel comptable. Vous pourrez alors faire les exploitations comptables classiques : balances clients, échéanciers, rappels, ... en fonction des possibilités du logiciel comptable.

Avant de lancer le transfert, vérifiez les paramètres dans Elèves/Paramètres Elèves, onglet Comptabilité : le n° ProEco, le répertoire d'envoi, le code du journal de vente, l'adresse élève à exporter.

Si vous souhaitez travailler dans Bob avec le nom de l’élève et non celui du responsable, veuillez cocher la case nom à transférer : de l’élève, veuillez également vérifier, si vous gérez les notes de frais dans proeco, que l’abréviation du journal de vente de Bob correspond bien à ce qui est renseigné dans la zone correspondante de cet écran.

Pour ceux qui doivent faire des transferts à partir de plusieurs ProEco différents vers un même dossier comptable ComptEco (ou Bob), veillez à avoir, dans les paramètres de configurations élèves de chacun des ProEco, un « N° de ProEco pour Comptabilité » différent ainsi que des journaux différents. Par exemple, dans le 1er ProEco, on aurait un journal Notes de frais VE1 et dans le 2ème ProEco, un journal VE2.

Le transfert lui-même (Elèves/Transferts/Transferts Elèves vers BOB)

Transfert Elèves (onglet "Exportation des Elèves")

Le programme de transfert vers Bob permet de transférer les élèves vers le logiciel comptable. Il génère automatiquement un matricule comptable, pour l'élève qui n'en a pas, du type : "E" + n° ProEco + matricule informatique élève sur 6 chiffres.

NB : Pour effectuer ce transfert, il vaut mieux être le seul à exploiter les élèves dans ProEco, car il doit mettre à jour la date d'exportation et donc bloquer la fiche élève.

Choix des élèves 

Le cadre "Quels élèves" permet de préciser quels élèves doivent être transférés.

Attention, au cas où vous transférez également les factures (voir après), il est indispensable que tous les élèves concernés par les factures soient dans le logiciel comptable. Outre le choix des écoles lorsque ProEco gère plusieurs écoles, vous pouvez restreindre le nombre d'élèves :

• tous les élèves : même les prochains (P) et les sortis (N)
• élèves de la sélection active : uniquement disponible s'il y a une sélection active
• uniquement les élèves présents : sans les prochains (P) ou les sortis (N)
• uniquement les nouveaux élèves : ceux qui n'ont pas encore été transférés (c'est à dire sans matricule compta)
• uniquement les élèves concernés par les factures : factures concernées par l'exportation des notes de frais, voir ci-après

Pour les utilisateurs de Bob

(attention, ces paramètres sont différents si vous êtes utilisez ComptEco)

1. Laissez toujours coché « transférer le mémo » sauf, si vous utilisez la partie « Mémo » du signalétique client pour vos élèves. Ce mémo contient des commentaires. (p.ex : critères de sélection, classe, date inscription…)
2. Le bouton « conversion » permet, de transférer la situation de l’élève dans l’école via une table de   conversion dans laquelle l’utilisateur devra mettre en rapport les « Années/Classes » de ProEco avec les « Catégories » Bob qui pourront être utilisées ultérieurement lors de sélections (exemple : 3 TQ a MECA --> 3TM).
3. L'activation de la case à cocher " Initialise la catégorie des élèves sortants Bob" plus la définition du contenu "zone catégorie par défaut" permet d'effectuer un transfert pour tous les élèves en les mettant dans la catégorie (classe) ZZZ par défaut, donc en les sortant automatiquement de l'école. Il suffit ensuite de refaire un transfert sans cocher cette option et uniquement pour les élèves présents et ainsi Bob est actualisé automatiquement en ce qui concerne votre population scolaire.

Transfert Factures (onglet « exportation des notes de frais »)

Il permet également d'exporter dans un journal de vente les factures générées : cocher "Exporter les notes de frais"

Différentes possibilités sont prévues pour choisir les factures à exporter :

• année comptable : année civile des factures à exporter : à importer dans la bonne année comptable.
• factures non encore exportées : la procédure normale
• factures numérotées de à : permet de recommencer une exportation qui s'est mal passée

Les numéros de plan comptable associés aux différents articles des factures ont été définis dans la configuration des articles. S'il manque un n° comptable à un article exporté, le transfert s'arrête et demande de compléter l'article.

Néanmoins, la possibilité d'associer d'autres numéros comptables grâce à une table de correspondance a été maintenue. Il suffit de cocher "Associer n° comptables par table de correspondance". Dans ce cas, à la fin du transfert, le logiciel vous propose donc de lui indiquer ces numéros. Si vous voulez utiliser l’analytique, consultez l’annexe 1 pour savoir comment remplir cette colonne, sinon laissez à blanc.

Les fichiers Client.dbf et Client.dbt (pour les élèves), LFac.dbf et HFac.dbf (pour les factures) sont les fichiers de transfert à intégrer dans le logiciel de comptabilité.